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Formation - Optimiser le classement de ses documents papier et numériques
Classer et archiver efficacement pour retrouver facilement l'information
Réf. CLAS
Noté 4.5/5
- Description
- Objectifs
- Public & Prérequis
- Programme
- Modalités pédagogiques
- Suivi et évaluation des acquis
- Les + de cette formation
- Les avis
- Offres associées
Vous perdez du temps à retrouver des documents ou à naviguer dans un classement mal adapté ? Vos méthodes actuelles ne répondent plus aux besoins de votre organisation ?
Cette formation est conçue pour vous aider à instaurer une organisation performante et adaptée à vos besoins, afin de retrouver rapidement les informations essentielles.
Dans un contexte où les volumes de documents – papier comme numériques – augmentent constamment, il est devenu indispensable de structurer efficacement les informations. Un bon système de classement non seulement améliore la productivité, mais facilite également la collaboration au sein des équipes.
Cette formation vous offrira des outils concrets et des méthodes simples pour organiser vos documents de manière efficace et pérenne, tout en respectant les spécificités de votre structure.
Vous apprendrez à mettre en place un plan de classement, à la fois personnel et collectif, et à choisir les méthodes de gestion documentaire les plus adaptées. Vous découvrirez également les techniques essentielles pour nommer et archiver vos documents, ainsi que les bonnes pratiques pour la numérisation et la gestion des fichiers numériques.
Vous aurez l’occasion de travailler sur des cas pratiques, de réfléchir aux meilleures stratégies pour votre entreprise et d'explorer les outils, des bases de données simples aux logiciels de Gestion Électronique des Documents (GED).
En fin de formation, vous aurez toutes les clés pour organiser vos documents de manière efficace, gagner en productivité et améliorer la gestion de l’information au sein de votre structure.
Ne laissez plus le désordre freiner votre efficacité !
Objectifs
- Appliquer une méthode et des techniques simples et efficaces pour optimiser le classement des documents.
- Définir un plan de classement personnel et collectif, adaptés aux besoins et aux fonctionnements de sa structure.
- Se repérer dans les outils de classement et d'archivage papier et numériques.
Public et prérequis
Programme
Le document
- Qu’est-ce qu’un document ? Les aspects qui le caractérisent et qui peuvent influer la façon dont il sera traité
- Vie et mort d’un document : classer, archiver, jeter
- L’organisation et la circulation de l’information dans l’entreprise : un élément indissociable des choix de classement
Comprendre | Réflexion en commun à partir des expériences des participants
Le plan de classement
- Pour qui ? Classement personnel, par service ou collectif
- Comment ? Classement fonctionnel, structurel, thématique
- Par qui et avec qui ? L'organisation à mettre en place pour définir un plan de classement
- Qui fait quoi ? Le rôle de chacun dans la mise en place et la pérennisation du plan de classement
Appliquer | Illustration de création d’un plan de classement collectif
Le nommage des documents
- Règles et logique à respecter en lien avec le fonctionnement de l'entreprise
- type de document, fonction, version...
- comment dater un document ?
- Nommage des documents papier : à quel endroit et sur quel support ?
- Questions liées à la numérisation
- les techniques : automatiques ou manuelles
- qualité de la numérisation et volume des documents
- les questions juridiques : preuve, droits d’auteur, e-discovery et vie privée…
- Nommage des documents numériques
- les contraintes techniques liées aux systèmes d'exploitation
- les règles logiques
- Cas particulier des mails
Appliquer | Cas pratique de nommage à partir de documents fournis
Les outils de classement et d’archivage
- L'archivage des documents papiers
- quels contenants ? Dossiers, tiroirs, boîtes...
- Les outils de bureautique pour garder la trace des documents archivés et classés
- base de données simple avec Excel
- base de données complexe avec Access
- les logiciels professionnels : la Gestion Électronique des Documents (GED)
- Les logiciels libres
- imprimeur d’arborescence
- renommage de fichiers
- synchronisation de fichiers
- L'archivage à distance
- Les règles de sécurité
Comprendre | Illustration d’utilisation des outils
- Convaincre les utilisateurs du plan classement
- Repérer les facteurs de succès
- Identifier la notion d'acteurs, de pouvoir et de marge de manœuvre
- Choisir sa stratégie en fonction du contexte
- Utiliser la méthode CAB pour trouver son argumentation
Mise en pratique : construire son argumentaire et le présenter
Modalités pédagogiques
Questionnaire adressé aux participants 15 jours avant la formation pour connaître leurs attentes
Méthodes pédagogiques : apports théoriques et pratiques (cas concrets, exemples d'application)
Mise à disposition d'un support pédagogique et d'un accès personnel à des e-ressources en ligne à l'issue de la formation
Consultants sélectionnés pour leurs compétences pédagogiques, expertise métier et expériences professionnelles
Suivi et évaluation des acquis
Feuille d'émargement et attestation de fin de formationÉvaluation à chaud et à froid assurée par la solution LearnEval
Les + de cette formation
- Une formation pratique permettant d'acquérir des techniques, méthodes et outils simples et efficaces pour le classement et l'archivage des documents.
- Une approche 100% personnalisée et opérationnelle : des conseils pratiques et la définition d'un plan d'action en fin de formation
- La possibilité de travailler sur ses propres documents comme supports d’applications ou d’études
Les avis
Noté
4.5/5
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Noté 4.5/5
- Préparation et conditions matérielles
- 4.4/5
- Pédagogie et animation
- 4.7/5
- Durée et contenu
- 4.2/5
- Cohérence entre durée, contenu et objectifs
- 4.6/5
- Impact de la formation
- 4.3/5
- Recommandations de la formation
- 4.7/5
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Nos engagements qualité
La certification qualité a été délivrée
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